GIẢI PHÁP SỐ HOÁ, BÓC TÁCH DỮ LIỆU TOÀN DIỆN

Mục tiêu đặt ra cho việc số hoá tài liệu hiện nay tại các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp không đơn thuần chỉ là thay đổi hình thức lưu trữ nữa, nó đòi hỏi tài liệu sau số hoá phải hỗ trợ các phương thức khai thác như trích dẫn, biên tập lại và cho phép tìm kiếm toàn văn nội dung. Chính vì vậy, việc số hoá tài liệu phải bao gồm cả việc sử dụng giải pháp phần mềm nhận dạng ký tự để chuyển đổi file ảnh tài liệu thành văn bản điện tử, là loại văn bản cho phép trích dẫn, biên tập và tìm kiếm toàn văn, ví dụ như các file văn bản ở định dạng Word, Excel hay PDF.

Chính vì thế khi triển khai các dự án số hoá đặt ra là việc số hoá là phải chuyển đổi tài liệu giấy thành văn bản điện tử thoả mãn các yêu cầu cao nhất hiện nay về số hoá, đó là:

- Văn bản điện tử sau số hoá phải ở dạng file để thay đổi hình thức lưu trữ.
- Văn bản điện tử sau số hoá phải hỗ trợ việc hiển thị nội dung trung thực với bản tài liệu giấy, nghĩa là nội dung mà người đọc khi đọc trên văn bản điện tử sẽ không có bất kỳ khác biệt với việc người đọc đọc tài liệu giấy.
- Văn bản điện tử sau số hoá phải hỗ trợ việc trích dẫn lại nội dung.
- Văn bản điện tử sau số hoá phải hỗ trợ việc biên tập lại bằng các trình soạn thảo văn bản phổ biến như MS Word, MS Excel (nếu có).
- Văn bản điện tử sau số hoá phải hỗ trợ việc tìm kiếm toàn văn nội dung.
Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu số hóa mà chúng tôi đang cung cấp cam kết phù hợp với tất cả yêu cầu của khách hàng:
- Giao diện đơn giản, thân thiện giúp người sử dụng nhanh chóng làm quen với chương trình. Hỗ trợ các thao tác thông thường mà người sử dụng đã quen: Kéo thả tài liệu, copy/paste, Open, Save as…
- Hỗ trợ nhiều phương thức truy cập hệ thống: Bằng chương trình cài đặt tại máy trạm (Windows Application Client), thông qua các trình duyệt web thông dụng (Web Client). Trong tương lai gần việc truy cập khai thác dữ liệu chuyển từ máy tính thông thường sang truy cập từ các thiết bị di động như iPhone, iPad … là xu hướng chung của người dùng trên toàn thế giới trong đó có Việt Nam.
- Hỗ trợ tất cả các định dạng tài liệu: Word, Excel, PDF, PDF/A…
- Hỗ trợ khả năng tìm kiếm toàn văn (Full-text search), có khả năng
lập chỉ mục tất cả các định dạng tài liệu phổ biến (MS Office, PDF, PDF/A…). Tốc độ tìm kiếm nhanh chóng, dưới 1s cho dữ liệu cỡ Tera bytes.
- Hoạt động theo mô hình Clustering. Khi hệ thống chính gặp sự cố sẽ chuyển qua hoạt động trên hệ thống dự phòng, đảm bảo khả năng hoạt động liên tục của hệ thống, đảm bảo sự an toàn của dữ liệu.
- Có khả năng nâng cấp đảm bảo khả năng đáp ứng cho việc truy xuất dữ liệu ngày càng tăng của người dùng.
- Quản lý quyền truy cập, bảo mật tài liệu.

Mô hình tổng thể hệ thống số hoá

- Tài liệu hồ sơ giấy sẽ được quét bằng máy quét và phần mềm quét (HTPM số hóa và biên mục tài liệu).
- Khi đó tài liệu quét sẽ được tự động chuyển qua các phân hệ khác của HTPM số hóa và biên mục tài liệu để thực hiện:
+ Số hóa;
+ Soát lỗi;
+ Biên mục.
- Phần mềm quản lý dây chuyền số hóa tài liệu sẽ giám sát các bước của quá trình số hóa, lưu kết quả các bước xử lý vào Kho dữ liệu dây chuyền số hóa trên Hệ thống quản lý tài liệu.
- Khi tài liệu, hồ sơ đã được người quản lý chất lượng xác nhận hoàn thành việc số hóa. Phần mềm quản lý dây chuyền số hóa sẽ đưa tài liệu hồ sơ đó đến Phần mềm bảo mật tài liệu để thực hiện mã hóa tài liệu trước khi đưa vào khai thác trên internet.

Chúng tôi, Công ty HD King chuyên cung cấp giải pháp số hoá chuyên nghiệp (phần mềm nhận diện ký tự tiếng Việt trên 98% ký tự) và cam kết giải quyết tất cả đề mà quý đơn vị quan tâm và đáp ứng 100% các quy định về quy trình số hoá của Bộ Nội Vụ và các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Chúng tôi đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai giải pháp số hoá toàn diện, chuẩn hoá dữ liệu cho các cơ quan nhà nước (quận huyện, sở, bộ ngành...; các thư viện, chi cục văn thư lưu trữ), các ngân hàng, doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên gia, kỹ sư và đội quản lý dự án chuyên nghiệp tư vấn hỗ trợ, định hướng triển khai.